Die bisherige Rechnungserstellung auf Papier, der Versand und die Bearbeitung führen zu hohen Kosten und Aufwand bei allen Beteiligten. Um diese Kosten sowohl in ökologischer wie auch ökonomischer Hinsicht zu reduzieren, verpflichtet die Richtlinie der Europäischen Union (2014/55/EU) seit dem Jahr 2020 alle öffentlichen Auftraggeber in Deutschland, elektronische Rechnungen anzunehmen und zu verarbeiten.
Eine E-Rechnung ist viel mehr als eine eingescannte Papierrechnung oder PDF-Rechnung. Es geht um strukturierte Daten, die automatisiert übertragen werden und in die IT-Verfahren der Verwaltung einfließen. Dies spart nicht nur das Porto für die Rechnung, sondern vor allem Zeit und Ressourcen bei der Erfassung, Weiterverarbeitung und Auszahlung.
Eine Rechnung ist elektronisch (E-Rechnung), wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und das Format die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglicht.
Da am Markt bereits eine Vielzahl von unterschiedlichen, nicht interoperablen Datenformaten existiert, wurde mit der Europäischen Richtlinie 2014/55/EU regulativ eingegriffen. Mit Verabschiedung der Richtlinie wurde die Entwicklung einer einheitlichen europäischen Norm (EN 16931) für elektronische Rechnungen beauftragt und öffentliche Auftraggeber zur Annahme und Verarbeitung dieser Rechnungen bei oberschwelligen Vergaben verpflichtet.
Das Land Bayern hat auf Grundlage der EU-Richtlinien in der Staatsverwaltung die internen Rechnungsprozesse umfangreich angepasst, damit die anvisierten ökologischen und ökonomischen Effizienzgewinne vollumfänglich und eine medienbruchfreie digitale Verwaltung im E-Rechnungsumfeld erzielt werden.
Die Basis dafür bildet der entwickelte nationale Standard XRechnung, bei dessen Ausarbeitung der Freistaat von Anfang mitgewirkt hat. Der Standard XRechnung wurde konform zur europäischen Norm vom IT-Planungsrat als Standard für die Umsetzung der EU-Richtlinie in Deutschland verabschiedet.
In Bayern kann der Rechnungssteller, wie gewohnt, die E-Rechnung per E-Mail an den Rechnungsempfänger übertragen.
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